Laatst bijgewerkt op 05/10/2022

De vzw Pro Velo hecht veel belang aan de eerbiediging van de privacy van haar huidige en toekomstige klanten, haar leveranciers en de bezoekers van haar websites www.provelo.org, professionals.provelo.org, scholen.provelo.org (de websites).

Dit charter (het charter) geeft u inzicht in hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen en gebruiken, evenals in uw rechten. Zij beantwoordt de volgende vragen:

1. Wat is het toepassingsgebied van dit charter?
2. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens?
3. Welke persoonsgegevens verwerken we?
4. Waarvoor gebruiken we uw persoonsgegevens?
5. Wat zijn de wettelijke grondslagen om uw persoonsgegevens te gebruiken?
6. Naar wie worden uw persoonsgegevens verzonden?
7. Waar worden uw persoonsgegevens verwerkt?
8. Hoe beschermen we uw persoonsgegevens?
9. Hoe lang bewaren we persoonsgegevens?
10. Wat zijn uw rechten als een betrokken persoon?
11. Hoe kunt u uw communicatievoorkeuren wijzigen?

1. Wat is het toepassingsgebied van dit charter?

Persoonsgegevens betekent alle informatie met betrekking tot een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (de betrokken persoon).

Dit charter is geldig vanaf de hierboven vermelde datum. Het is onderhevig aan aanpassingen, dus nodigen we u uit om regelmatig de inhoud te controleren. U wordt op de hoogte gebracht van elke belangrijke wijziging in het charter of dit wordt uitdrukkelijk vermeld op de startpagina van de website.

Indien het nodig blijkt om u verdere informatie te verstrekken over hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen en gebruiken, kan het onderhavige charter worden aangevuld met specifieke overeenkomsten of clausules die bedoeld zijn om een bepaald aspect van onze relatie met u te dekken.

Als u ons persoonsgegevens over een andere persoon verstrekt, moet u:

(i) die persoon op de hoogte stellen van de inhoud van onderhavig charter en van alle andere overeenkomsten inzake persoonsgegevens die met ons zijn afgesloten;

(ii) toestemming verkrijgen van die persoon om dergelijke persoonsgegevens met ons te delen in overeenstemming met onderhavig charter en enige andere persoonsgegevensovereenkomst met ons;

en(iii) in voorkomend geval, toestemming van die persoon te verkrijgen indien dit wettelijk verplicht is.

2. Wie is verantwoordelijk voor het verwerken van uw persoonsgegevens?

De diensten van de vzw Pro Velo zijn verantwoordelijk voor de verwerking van alle persoonsgegevens van haar huidige en toekomstige klanten, haar leveranciers en bezoekers van haar websites.

Pro Velo VZW
Londonstraat 15, 1050 – Bruxelles  – BE 0449 049 820

U kunt op de volgende manier contact met ons opnemen, indien u vragen heeft over de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken:

• Per post: Pro Velo, Londenstraat 15, 1050 Brussel
• Per e-mail: rgpd@provelo.org

3. Welke persoonsgegevens verwerken we?

We verzamelen en verwerken verschillende soorten persoonsgegevens, afhankelijk van het soort relatie dat we met u hebben:

Klanten

• Contactgegevens (achternaam, voornaam, adres, telefoon, fax en e-mail, kopie van de identiteitskaart bij verhuur)
• Beroepsmatige informatie (bedrijf, titel/functie, afdeling, website)
• Informatie over de aangeboden diensten
• Financiële en bancaire informatie (rekeningnummer, kredietgeschiedenis en andere financiële informatie)
• Informatie die ons in staat stelt onze diensten te verlenen (bijvoorbeeld: grootte van de fietser, rijksregisternummer bij het graveren van de fiets, …)

Potentiële klanten

• Contactgegevens (achternaam, voornaam, adres, telefoon, fax en e-mail)
• Beroepsinformatie (bedrijf, titel/functie, afdeling, website)

Leveranciers

• Contactgegevens (achternaam, voornaam, adres, telefoon, fax en e-mail)
• Beroepsmatige informatie (bedrijf, titel/functie, afdeling, website)
• Financiële en bancaire informatie (rekeningnummer, kredietgeschiedenis en andere financiële informatie)
• Informatie die ons in staat stelt om uw producten of diensten te ontvangen

Vrijwilligers

• Contactgegevens (achternaam, voornaam, adres, telefoon, fax en e-mail)
• Bankgegevens (rekeningnummer)

Pro Velo is verantwoordelijk voor de verwerking van deze gegevens.

4. Waarvoor gebruiken wij uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden voor verschillende doeleinden verwerkt, afhankelijk van het soort relatie dat we met u hebben.

Klanten

• Contact met u opnemen
• Onze verplichtingen met betrekking tot onze diensten vastleggen, uitvoeren en beëindigen
• Onze klantrelaties beheren
• Onze diensten aanbieden
• De kwaliteit van onze diensten verbeteren
• Promotionele informatie geven
• De toepasselijke wettelijke en reglementaire vereisten naleven
• Onze rechten opeisen en/of verdedigen in de rechtbank

Potentiële klanten

• Communiceren met u
• Onze relatie met potentiële klanten beheren
• Promotionele informatie versterken

Leveranciers

• Contact met u opnemen
• Onze relaties met leveranciers beheren
• Onze leveringscontracten voor goederen en/of diensten vastleggen, uitvoeren en beëindigen
• Beslissingen te nemen omtrent de voorwaarden van deze contracten
• Klachten, retours en verzoeken in het kader van onze aankopen beheren
• De toepasselijke wettelijke en reglementaire vereisten naleven
• Onze rechten opeisen en/of verdedigen in de rechtbank

Vrijwilligers

• Communiceren met u
• Vrijwilligers van kosten vrijwaren

Als potentiële klant bent u niet verplicht om ons uw persoonsgegevens te verstrekken. Als u een klant of leverancier bent, is het wettelijk verplicht of een contractuele vereiste om bepaalde persoonsgegevens op te geven. We hebben een aantal persoonsgegevens van onze klanten nodig om onze verplichtingen te bewijzen en te kunnen factureren.

5. Welke zijn de wettelijke grondslagen om uw persoonsgegevens te gebruiken?

Volgens de wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens zijn we verplicht om transparant te zijn over de rechtsgrondslagen of redenen die worden aangewend om met (uw) persoonsgegevens om te gaan. We gaan meestal uit van de volgende gronden om persoonsgegevens te verwerken.

1. Uw toestemming. Uw persoonsgegevens kunnen worden verwerkt op basis van uw toestemming. We kunnen u bijvoorbeeld om toestemming vragen om uw gegevens te verwerken om u promotionele informatie te sturen. Wij kunnen u schriftelijk of elektronisch om toestemming vragen. Wanneer wij om uw toestemming vragen, stellen wij u in kennis over hoe en waarvoor uw gegevens zullen worden gebruikt. In sommige gevallen, zoals tijdens telefoongesprekken, kan toestemming mondeling worden gegeven. Wanneer u uw toestemming hebt gegeven, kunt u deze op elk gewenst moment intrekken.
2. De noodzaak om een contract uit te voeren. De persoonsgegevens van onze klanten kunnen worden verwerkt om een contract tot stand te brengen, uit te voeren of te beëindigen (met name om onze diensten te kunnen leveren). Persoonsgegevens kunnen worden verwerkt nog voor er een overeenkomst is afgesloten – tijdens de periode voorafgaand aan de afsluiting ervan – om aanbiedingen voor te bereiden, te reageren op verzoeken of om aan enig ander verzoek van onze potentiële klanten te voldoen met betrekking tot het afsluiten van een overeenkomst. Potentiële klanten kunnen gecontacteerd worden tijdens het voorbereidingsproces voor de overeenkomst, op basis van de informatie die zij ons hebben verstrekt.
3. Wettelijke verplichtingen waaraan wij onderworpen zijn. In sommige gevallen kunnen wij verplicht zijn of gemachtigd worden om uw persoonsgegevens te verwerken vanwege wettelijke en regelgevende verplichtingen, in het bijzonder met het oog op het voorkomen, opsporen en/of onderzoeken van fraude of inbreuken, of om tegemoet te komen aan bepaalde specifieke belastingverplichtingen.
4. Onze rechtmatige belangen. In veel gevallen verwerken we uw persoonsgegevens omdat onze organisatie daar een rechtmatig belang bij heeft. Dit is vooral zo wanneer we uw persoonsgegevens verwerken om met u te communiceren, om de kwaliteit van onze diensten te verbeteren, om u promotionele informatie (waaronder direct marketing) aan te bieden en om onze zakelijke activiteiten en IT-infrastructuur te beheren. Afhankelijk van de toegepaste verwerking, zijn onze rechtmatige belangen in het algemeen (i) de voortzetting van onze activiteiten en doelstellingen; (ii) de bescherming van onze vereniging en onze klanten; (iii) de verbetering of ontwikkeling van onze diensten en activiteiten in het algemeen; (iv) de naleving van wettelijke en regelgevende verplichtingen, normen, richtlijnen en gedragscodes.

De wettelijke basis waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, verschilt naargelang onze relatie. Hieronder vatten we de belangrijkste rechtsgrondslagen van toepassing op onze verwerking van uw persoonsgegevens samen.

Klanten

• De noodzaak voor de uitvoering van een contract
• Wettelijke verplichting waaraan wij onderworpen zijn
• Uw toestemming
• Onze rechtmatige belangen

Potentiële klanten

• Uw toestemming
• De noodzaak voor de uitvoering van precontractuele maatregelen op uw verzoek
• Onze rechtmatige belangen

Leveranciers

• De noodzaak voor de uitvoering van een contract
• Wettelijke verplichting waaraan wij onderworpen zijn
• Uw toestemming
• Onze rechtmatige belangen

Vrijwilligers

• De noodzaak voor de uitvoering van een contract
• Wettelijke verplichting waaraan wij onderworpen zijn
• Uw toestemming

6. Naar wie worden uw persoonsgegevens verzonden?

Om de doelstellingen beschreven in artikel 4 hierboven te bereiken, kunnen wij uw persoonsgegevens overdragen aan derden (“bestemmelingen”). Deze derde partijen zijn:

1. externe dienstverleners die ons bijstaan bij onze activiteiten (waaronder auditors, advocaten en andere consultants, IT- en hostingproviders, banken en financiële instellingen);
2. overheidsinstanties, indien we hiertoe wettelijk verplicht zijn.

7. Waar worden uw persoonsgegevens verwerkt?

Wij zijn een rechtspersoon naar Belgisch recht zonder filialen buiten België. Uw persoonsgegevens worden bewaard in België of in een ander land van de Europese Economische Ruimte.

Als persoonsgegevens uit de Europese Economische Ruimte naar een derde land zouden worden doorgestuurd dat geen geschikt beschermingsniveau biedt voor persoonsgegevens, zorgen wij ervoor dat

(i) een dergelijke overdracht is gestoeld op een geschikte rechtsgrondslag (bijvoorbeeld uw uitdrukkelijke toestemming of de noodzaak om onze dienstenverlening uit te voeren) of

(ii) dat er passende voorzorgsmaatregelen zijn getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen in overeenstemming met normen die gelijkwaardig zijn aan die in onderhavig charter.

Wij blijven dus verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens en nemen de nodige maatregelen om de verwerking ervan te beschermen (bijvoorbeeld door middel van gestandaardiseerde contractbepalingen).

8. Hoe beschermen we uw persoonsgegevens?

We hebben passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om ongeoorloofde of onwettige verwerking of openbaarmaking, onbedoeld verlies, wijziging of vernietiging van uw persoonsgegevens te voorkomen of, in voorkomend geval, actie hiertegen te ondernemen. Vooraleer nieuwe methoden voor gegevensverwerking worden geïmplementeerd, met name nieuwe IT-systemen, zullen wij geschikte technische en organisatorische maatregelen bepalen en implementeren. Deze maatregelen zijn gebaseerd op de stand van de techniek en houden rekening met de risico’s die inherent zijn aan de verwerking van persoonsgegevens en de noodzaak om die te beschermen. Deze technische en organisatorische maatregelen zullen eveneens regelmatig worden aangepast om uw persoonsgegevens te beschermen, afhankelijk van de ontwikkeling van de technologie en de evolutie van onze vereniging.

9. Hoe lang bewaren we persoonsgegevens?

We bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is om de doeleinden te bereiken waarvoor de gegevens zijn verzameld. De exacte termijn hangt af van de doeleinden waarvoor wij uw persoonsgegevens bewaren. Daarnaast kunnen bepaalde wetten of voorschriften van toepassing zijn en een maximale bewaartermijn voor uw persoonsgegevens vaststellen. Verdere informatie over de bewaartermijn van uw persoonsgegevens kan worden verstrekt aan de hand van specifieke clausules die bedoeld zijn om een bepaald aspect van onze relatie met u te dekken.

10. Wat zijn uw rechten als betrokken persoon?

Als betrokken persoon hebt u de volgende rechten:

• Recht op inzage. U hebt het recht om bevestiging te krijgen dat uw persoonsgegevens al dan niet worden verwerkt en, indien verwerkt, toegang te krijgen tot deze persoonsgegevens en de informatie met betrekking tot de verwerking ervan.
• Recht op rectificatie. U hebt het recht om de persoonsgegevens die op u betrekking hebben en onjuist zijn, te laten rechtzetten en om de onvolledige gegevens te laten aanvullen.
• Recht op vergetelheid. U hebt het recht om de persoonsgegevens die op u betrekking hebben te laten verwijderen.
• Recht op beperking van de verwerking. U hebt het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken tot het eenvoudigweg bewaren van deze gegevens.
• Recht om gegevens over te dragen. Onder bepaalde voorwaarden hebt u het recht om uw persoonsgegevens te ontvangen in een gestructureerd, veelgebruikt en machineleesbaar formaat, evenals het recht om deze gegevens naar een andere verwerkingsverantwoordelijke te verzenden.
• Recht van bezwaar. Onder bepaalde voorwaarden hebt u het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Wanneer uw persoonsgegevens worden gebruikt voor direct marketing, hebt u het recht om zich er onder alle omstandigheden tegen te verzetten.
• Recht om uw toestemming in te trekken. Als u ons toestemming hebt gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens, hebt u het recht om deze toestemming op elk moment in te trekken, zonder dat de intrekking de wettigheid van de op toestemming gebaseerde verwerking die voorafging aan een dergelijke intrekking in gevaar komt.
• Recht op een menselijke blik bij besluiten. U hebt het recht om niet het onderwerp uit te maken van een beslissing die uitsluitend gebaseerd is op geautomatiseerde besluitvorming, waaronder profilering. U hebt recht op een menselijke blik bij besluiten, om uw standpunt kenbaar te maken, een verklaring te krijgen voor het besluit dat is genomen na dit soort besluitvorming en om het besluit te betwisten.
• Recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit. U hebt het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit. U kunt contact opnemen met de gegevensbeschermingsautoriteit via de volgende wegen:

Gegevensbeschermingsautoriteit (voorheen de Privacycommissie)
+32 (0)2 274 48 00
+32 (0)2 274 48 35

contact@apd-gba.be

11. Hoe kunt u uw communicatievoorkeuren wijzigen?

We bieden u regelmatig de gelegenheid om ons uw communicatievoorkeur kenbaar te maken. U kunt deze voorkeuren op elk gewenst moment wijzigen. Als u een bestaande of vroegere klant bent, kunnen we uw contactgegevens, inclusief uw e-mailadres, gebruiken om u promotionele berichten te sturen. U kunt op elk moment weigeren dergelijke berichten gratis te ontvangen door contact met ons op te nemen op het adres dat in artikel 2 wordt vermeld.